Приказ о передаче дел при увольнении образец кладовщика в ДОУ: образец 2024 года
Многие слышали о процедуре передачи дел при увольнении. Рассказываем, как грамотно ее оформить, можно ли обязать работника участвовать в ней.
Зачем нужна передача дел при увольнении
Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации. А также принимающая сторона (новый работник) может заодно узнать нюансы работы уходящего сотрудника. Это в идеале, а по факту обычно все сводится к составлению незатейливого акта, в котором приводится формальный реестр.
- гарантия непрерывности рабочего процесса;
- возможность показать предстоящий объем работы;
- оценить текущее состояние дел;
- установление границ ответственности.
На практике процедура играет немаловажную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником. Если он принял дела и документы, то это избавит от конфликтных ситуаций типа «я этим не занимался, я не знаю».
Изначально издается приказ или разрабатывается план — по выбору работодателя. Документы схожи по содержанию. В них важно указать следующее:
к содержанию ↑Образец плана передачи дел при увольнении
Кого касается
Участников обычно двое: увольняющийся сотрудник и вновь принятый. Бывают исключения. Если замена не найдена, то принимать дела будет любой работник, назначенный приказом руководителя.
На практике в процессе участвуют специалисты разных секторов. Их объединяет одно: наличие оформленных дел или документов, которые можно оставить для дальнейшей работы.
Например, специалист отдела ПТО передает чертежи, схемы, топосъемки, результаты геодезических изысканий. Юрист — дела, включая архивные, договоры, служебные записки, переписку в пределах своего функционала.
Кадровик — трудовые книжки, личные карточки сотрудников и приказы.
к содержанию ↑Особенности ухода главного бухгалтера
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов».
Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел.
Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
Чем регламентируется
Трудовой кодекс не содержит требований о передаче дел при увольнении, значит, обязать уходящего сотрудника невозможно.
Некоторые работодатели поступают так: включают в текст трудового договора пункт об обязанности передать дела при увольнении. Но в силу того, что пункт этот касается уходящей стороны, он, как правило, не имеет особенного смысла.
Все о приказе о передаче материальных ценностей в связи с увольнением МОЛ
Согласно установленному порядку в случае увольнения материально ответственного лица проводится инвентаризация, после которой все активы передаются преемнику. Для выполнения этих операций руководитель компании издает соответствующий приказ. О том, как правильно подготовить данный документ, подробно написано в настоящей статье.
Что это такое?
Любое юридически значимое действие, совершаемое на предприятии, должно оформляться соответствующим приказом руководителя. Не является исключением и передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) новому материально ответственному лицу в связи с увольнением предыдущего.
О необходимости проведения инвентаризации активов в связи с уходом работника, который отвечал за них, говорится в ч. 3 п. 27 Приказа МФ РФ от 29.07.1998 года № 34н.
О том, как правильно оформить приказ руководителя компании о передаче ТМЦ в связи с увольнением лица, несшего за них ответственность, подробно написано ниже.
Как правильно оформить?
Сразу стоит отметить, что сегодня нет каких-либо официально утвержденных правил по составлению такого рода документов. Однако при подготовке приказа должны быть учтены следующие общепризнанные требования:
- подготавливается в письменном виде;
- документ составляется на бумаге формата А4;
- содержание должно чётко, ясно и кратко выражать суть;
- обязательно наличие регистрационных реквизитов (номер и дата);
- должен использоваться исключительно официальный стиль письма;
- готовый документ должен содержать все необходимые подписи.
В целом, типовая форма приказа о передаче активов компании в связи с увольнением и сменой материально ответственного лица, включает в себя следующие стандартные пункты:
- название документа, дату и место составления;
- полное имя работника, дату его увольнения и занимаемую должность;
- Ф. И. О. нового материально ответственного лица, которому должны быть переданы ТМЦ;
- дату осуществления приема-передачи материальных ценностей, которые были вверены увольняющему сотруднику по соответствующему договору (указываются его реквизиты);
- Ф.И. О. лиц, ответственных за передачу и прием активов (обычно назначается увольняющийся работник и его преемник);
- состав комиссии, которая должна будет производить инвентаризацию;
- полное имя должностного лица, на которого возлагается обязанность по контролю за выполнением соответствующего приказа;
- необходимые подписи.
- Скачать бланк приказа о смене материально ответственного лица и передаче материальных ценностей в связи с увольнением
- Скачать образец приказа о смене МОЛ и передаче материальных ценностей в связи с увольнением
Существуют ли единые правила оформления?
Следует обозначить, что формы внутренней распорядительной документации хозяйствующих субъектов никак не регламентируются на законодательном уровне. Это означает, что организации самостоятельно разрабатывают и утверждают типовые бланки тех или иных документов.
Таким образом, в настоящее время нет официально утвержденной формы приказа о передаче ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица. В каждой организации используются собственные образцы таких документов.
Кто подписывает?
Отдельное внимание следует уделить подписям в приказе о передаче материальных ценностей. В первую очередь его должен подписать сам руководитель компании, издавший данный документ. Кроме того, с приказом о переходе ТМЦ обязательно должны ознакомиться под роспись следующие должностные лица:
- увольняющийся сотрудник, который ранее нес материальную ответственность;
- новый работник, на которого возлагается обязанность по обеспечению контроля за активами компании;
- члены, входящие в инвентаризационную комиссию, включая ее председателя;
- лицо, на которое возложена ответственность за выполнение приказа.
В отношении каждого лица, упомянутого в приказе, должна быть указана занимаемая должность, полное имя (Ф. И. О.), а напротив проставлена личная подпись.
Учет и регистрация документа
Как уже было отмечено выше, любой приказ руководителя организации, в том числе и о передаче материальных ценностей в связи с увольнением ответственного лица, должен проходить процедуру регистрации.
Регистрация приказов на предприятии производится путем внесения соответствующей записи в специальный регистрационный журнал. Как правило, эта запись включает в себя следующие сведения о документе:
- порядковый номер;
- дату создания приказа;
- название, кратко выражающее ее суть;
- количество приложений (если есть);
- Ф. И. О. ответственного лица.
В самом бланке приказа указывается дата и номер его регистрации.
- Скачать бланк журнала регистрации приказов
- Скачать образец журнала регистрации приказов
Правила и сроки хранения
В п. 1 ст. 17 ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» написано, что организации обязаны хранить архивные документы, включая бумаги по личному составу, в течение сроков их хранения, прописанных в действующем законодательстве.
В соответствии с пп. в п. 19 раздела 1.1 приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558 приказы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности организации, должны храниться в течение 5 лет.
В данную категорию также попадают письменные распоряжения руководителя касательно передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица.
Основные правила хранения документации, образующейся в ходе деятельности организации (в том числе и приказы), прописаны в разделе II приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 года № 526. Итак, должны быть соблюдены следующие требования:
- документы, имеющие ограниченный срок (до 10 лет), должны храниться в структурных подразделениях организации (обычно это канцелярия), а по истечении данного периода они подлежат уничтожению;
- бумаги, находящиеся на хранении, должны систематизироваться по ряду признаков (хронологии, тематике, структурному подразделению и т. д.);
- документы должны быть помещены в специально оборудованное помещение, предназначенное для размещения архивных бумаг;
- должны быть обеспечены нормативные условия хранения приказов и прочих локальных актов, а также выполнены требования по их размещению;
- обязательно периодическое проведение проверки сохранности архивных документов.
Процесс взыскания недостачи имущества
В случае, если по результатам инвентаризации обнаружится, что каких-то материальных ценностей не хватает, недостачу могут взыскать с лица, ответственного за их сохранность. В целом, данная процедура производится в следующем порядке:
- В первую очередь издается приказ о проведении инвентаризации по конкретному участку. При этом обязательно формируется проверяющая комиссия.
- Затем реализуется сама процедура инвентаризации, в которой также принимает участие и материально ответственное лицо.
- В случае выявления расхождений с соответствующего сотрудника берутся письменные объяснения о причинах возникшей недостачи. Если он отказывается это делать, то подготавливается соответствующий акт.
- По факту отсутствия необходимого объёма ТМЦ проводится внутреннее расследование. Для этого создается специальная комиссия. В ходе данной процедуры устанавливаются виновные лица, неправомерные действия которых привели к возникновению недостачи.
- Завершающим этапом является издание официального распоряжения руководителя о взыскании ущерба, возникшего по вине материально ответственного лица. Это должно быть сделано в течение месяца, прошедшего с момента определения полного размере причиненного ущерба.
Виновник должен быть ознакомлен с распоряжением под роспись. Установленная сумма может быть удержана из заработной платы работника (если она не превышает средний месячный заработок) или же выплачена им отдельно.
При реализации процедуры взыскания недостачи, работодателю следует помнить о правилах, прописанных в ст. 248 ТК РФ. В противном случае работник сможет обжаловать это решение в судебном порядке.
Таким образом, факт передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица, должен производиться на основании приказа руководителя организации. Единого образца такого документа нет. Его типовую форму каждый хозяйствующий субъект разрабатывает самостоятельно.
к содержанию ↑Смена (увольнение) материально ответственного лица в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Увольнение сотрудника – явление очень распространенное и встречается в каждой организации: где-то реже, где-то чаще. Мы не будем рассматривать вопросы расчёта и документального оформления увольнения работника, так как этой теме у нас посвящено значительное количество публикаций, видеоуроков и даже обучающих курсов.
В данной статье мы рассмотрим особенности увольнения или смены сотрудника, являющегося материально ответственным лицом (МОЛ), в 1С: Бухгалтерии предприятия, ред. 3.0.
Ведь менять МОЛ рано или поздно вынужден любой руководитель организации, поэтому отнестись к этому процессу следует предельно внимательно.
Давайте обо всем по порядку. Начнем с определения.
Материальная ответственность – это обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю, а сам такой сотрудник, несущий материальную ответственность, именуется материально ответственным лицом.
Такой сотрудник перед работодателем несёт полную материальную ответственность (МО) за денежные средства, ценности, а также имущество предприятия, которые переданы ему под контроль.
К МОЛ, как правило, относятся работники, которым вверяются товарные ценности или иное имущество, например, кладовщики, кассиры и иные работники, поименованные в специальном перечне.
Для назначения лица/ лиц материально ответственными за сохранность запасов, денежных средств или ОС требуется заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).
Договор составляется в нескольких экземплярах.
Смена МОЛ происходит при увольнении или временном отсутствии сотрудника (например, во время болезни или отпуска).
Увольняют материально ответственное лицо по общим правилам, особенностей немного: следует провести инвентаризацию, и организовать передачу имущества, ценностей, а в некоторых случаях и дел.
Если установлена коллективная материальная ответственность, то тогда инвентаризация обязательна только в определенных установленных случаях:
• замена руководителя коллектива;
• выбытие из состава коллектива более 50% его членов;
• решение провести инвентаризацию, озвученное одним или несколькими членами коллектива.
Если для работника установлена индивидуальная материальная ответственность, то проведение инвентаризации обязательно во всех случаях при смене МОЛ.
Смена материально-ответственного лица подлежит оформлению следующим комплектом документов:
• приказом о смене МОЛ и заключением с вновь принятым или уже работающим сотрудником, которому будут передаваться ценности, договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
• приказом о проведении инвентаризации, с утверждением состава инвентаризационной комиссии, причины и сроков проведения инвентаризации;
• непосредственно инвентаризационные описями;
• приказом о передаче объектов ОС или запасов другому МОЛ, унифицированного бланка нет, как вариант, его можно объединить с приказом о назначении инвентаризационной комиссии, обязательно указать причину передачи ценностей (увольнение, отпуск, болезнь прежнего МОЛ и т.п.), сроки передачи, прежнее и новое МОЛ.
Примерный образец приказа может выглядеть так:
• сличительных ведомостей, в случае если при проведенной инвентаризации вдруг выявлены отклонения.
Сам факт передачи материальных ценностей при смене МОЛ должен быть оформлен либо актом передачи при смене материально ответственного лица, либо инвентаризационной описью, используемой в качестве передаточного документа.
Давайте рассмотрим, как отразить операции по смене материально ответственных лиц в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 в самых распространенных случаях.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Касса»
При смене кассира обязательно необходимо оформить передачу денежных средств и документов новому кассиру и провести инвентаризацию.
И отличная новость, что в программе 1С теперь реализована возможность формирования инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов и оформления ее результатов.
Для этого следует перейти в раздел меню «Банк и касса», пункт «Инвентаризация кассы».
В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать».
В новом документе последовательно указываем всю необходимую информацию. Как правило, инвентаризация проводится в день увольнения или в последний день перед отпуском.
На вкладке «Ценности» при нажатии кнопки «Заполнить» данные заполнятся автоматически.
Переходим в раздел «Проведение инвентаризации», указываем период, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации и причину.
В нашем случае это смена МОЛ.
На вкладке «Инвентаризационная комиссия» выбираем из списка сотрудников членов комиссии.
В графе «Председатель» отмечаем галочкой нужного сотрудника.
Теперь сохраняем и проводим документ. По кнопке «Печать» можно сформировать приказ о проведении инвентаризации и сам акт инвентаризации наличных денежных средств.
Далее акт инвентаризации.
Опись составляется в трёх экземплярах.
В случае выявления по итогам инвентаризации излишков или недостачи сразу из документа по кнопке «Создать на основании» можно сформировать требующиеся документы.
При смене или увольнении кассира составлять акт приёма-передачи кассы не требуется.
Не забываем, что также следует изменить кассира в ответственных лицах. В главном меню, в разделе «Организации» (если учёт ведётся в программе по нескольким организациям) или «Реквизиты организации» (если по одной).
Открываем сведения об организации, находим пункт «Подписи».
В строке «Кассир» щелкаем по закладке «История».
Создаем новую запись, меняем физическое лицо на нового кассира и устанавливаем дату, с которой действуют изменения.
Записываем и закрываем окно.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Основные средства»
При увольнении работника или иной смене сотрудника, ответственного за сохранность объектов основных средств, также следует произвести инвентаризацию и передачу объектов другому лицу.
Как в 1С посмотреть за кем закреплены основные средства?
Можно использовать обычную оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01, но добавив на закладке «Дополнительные поля» поле «МОЛ».
И сформируем документ. Как видим, после наименования основного средства, указаны ФИО, это и есть данные об ответственном лице.
Но есть и другой отчёт, из которого можно получить информацию об основных средствах в разрезе МОЛ.
Для этого создадим универсальный отчёт, он находится в разделе «Отчёты».
В заголовке универсального отчета указываем «Тип объекта» -Регистр сведений, «Имя объекта» — Местонахождение ОС (бухгалтерский учет).
В день увольнения сотрудника Иванова, за которым закреплен швейный станок, проведем инвентаризацию. В меню «ОС и НМА» выберем раздел «Инвентаризация ОС».
Заполним все требуемые реквизиты: дату, местонахождение ОС (если оно было установлено ранее) и МОЛ.
На вкладке «Основные средства» с помощью кнопки «Заполнить» формируем список объектов, закрепленных за указанным сотрудником.
По аналогии с инвентаризацией кассы заполняем вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия».
По кнопке «Печать» сформируем опись и приказ, а в случае расхождения результатов, то и сличительную ведомость.
Опись выглядит следующим образом:
Отразим смену МОЛ.
Это можно сделать прямо в документе «Инвентаризация ОС» по кнопке «Создать на основании», выбрав «Перемещение ОС».
Либо из главного меню «ОС и НМА» — «Перемещение ОС».
Выведем на просмотр накладную на перемещение ОС (ОС-2).
Посмотрим изменение данных о МОЛ в учете.
Сформируем снова Универсальный отчёт.
Также воспользуемся документом «Ведомость амортизации ОС».
В настройках добавим группировку по МОЛ.
Из ведомости видно перемещение объекта между ответственными лицами.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Запасы»
При смене кладовщика или иного сотрудника, ответственного за сохранность материальных ценностей, в аналогичном порядке производится инвентаризация и перемещение ценностей.
Подробно об инвентаризации ТМЦ мы рассказывали в отдельной статье.
Передачу ценностей при смене материально ответственных лиц можно оформлять актом приема-передачи.
Законодательно установленной формы акта нет, поэтому она разрабатывается самостоятельно и должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа.
В программе может не вестись учет по складам.
Но не забываем про материалы, переданные в эксплуатацию, и учитываемые на счете МЦ04.
При увольнении сотрудника в программе следует инвентарь переместить на другого работника с помощью документа «Перемещение товаров».
Вид операции «Передача между сотрудниками», и заполнить по остаткам.
Сохраним и проведем документ, проверим какие сформировались проводки, через кнопку .
Конкретный порядок действий и документооборота при смене (увольнении) материально ответственного лица рекомендуем установить в локальном нормативном акте организации.
Как видим, что возможности программы 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 позволяют автоматизировать практически весь процесс смены МОЛ. А данная публикация послужит хорошим подспорьем в этом деле.
к содержанию ↑Образец приказа о приеме-передаче дел
- Законодательная база
- Когда потребуется составление приказа о передаче дел
- Порядок передачи дел
- Образец приказа о приеме-передаче дел
- Для чего нужна передача дел
Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника.
После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности.
В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.
к содержанию ↑Законодательная база
Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто.
Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).
Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст.
60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия.
Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.
к содержанию ↑Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.
Когда потребуется составление приказа о передаче дел
Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:
- Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю.В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
- Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ.
- Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
- Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
- Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).
к содержанию ↑Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.
Порядок передачи дел
Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:
- В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
- После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
- Проводится инвентаризация.
- Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
- Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
- Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.
Для чего нужна передача дел
Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел.
Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.
Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).
к содержанию ↑Нужен ли приказ о передаче дел при увольнении работника – образец при уходе главбуха, МОЛ
При увольнении лиц с некоторых должностей производится передача дел.
Для максимально точного определения границ переходящей ответственности на предприятии издается специальный приказ, регулирующий передаточный процесс.
Как передаются дела и материальные ценности?
Если человек находится на руководящей должности либо отвечает за вверенное ему имущество, при увольнении он должен пройти процедуру передачи дел и имущества.
Порядок процедуры законом не закреплен. Но работодатель может прописать его в локальной документации компании.
Желательно подробно описать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало никаких вопросов при совершении процедуры и после нее.
Важно! Нельзя заставить сотрудника передавать дела в его свободное время либо после увольнения. Все должно происходить в рамках рабочего процесса.
Приказ, на основании которого передаются дела при увольнении, можно издать один по предприятию и не привязывать его к конкретному сотруднику.
Следующая
